Interne rapportages

Interne rapportages

Elke onderneming heeft wel zo zijn eigen interne rapportages. De vraag is wat je hier als onderneming mee doet en of het ook allemaal echt zinvol is. Persoonlijk heb ik weleens het gevoel, dat er wordt gedacht dat het er nu eenmaal bijhoort. Maar of er in de praktijk ook wat mee wordt gedaan, dat is een geheel ander verhaal.

Gebruik van interne rapportages bevorderen

Het gaat niet om het aantal rapportages dat wordt geproduceerd, maar om de kwaliteit. Je dient ervoor te zorgen dat de interne rapportages ook daadwerkelijk worden ingezet. 

Een specialist op het gebied van interim finance zou jouw onderneming hier wellicht bij kunnen helpen. Een dergelijke specialist kan ervoor zorgen dat interne rapportages worden geoptimaliseerd.

Zomaar van allerlei rapportages opstellen, is eigenlijk zinloos. Het is best wel schrikbarend om te zien hoeveel tijd bedrijven verspillen aan het maken van overzichten en rapportages, die niet gebruikt worden. Of slechts ter kennisgeving worden gebruikt. Hoe kan je dit nu voorkomen?

1. Zorg voor de juiste expertise

Een goede controller is goud waard voor een organisatie. Hij of zij is in staat om het management te voorzien van inzichtelijke rapportages en analyses. En de echt goede controller geeft daarbij ook adviezen. Boekhoudkundige kennis is van belang, maar alleen dat is niet voldoende.

Zelf heb ik met verschillende controllers gewerkt. Er is slechts een klein percentage dat daadwerkelijk de juiste conclusies kan trekken en goede aanbevelingen kan verschaffen. Het blijft vaak alleen bij het signaleren van verschillen of afwijkingen. 

Finance recruitment is dan ook extreem belangrijk. Persoonlijk zou ik bij finance recruitment altijd gebruik maken van case studies. Alleen op die manier kan je achterhalen waartoe iemand in staat is. 

2. Tijdig opstellen van rapportages

Het is van groot belang dat een rapportage of analyse tijdig wordt opgesteld. Ga je bijvoorbeeld een maandrapportage aanleveren in het midden van een volgende maand, dan zal de aandacht hiervoor minder zijn.

Iedereen is dan al volop bezig met de nieuwe maand en zal niet nog eens gaan terugkijken naar de vorige periode. Dat is als het ware historie.

Is een rapportage direct beschikbaar aan het begin van de maand? Dan zal hier wel naar worden gekeken. Je kunt dan zien wat er goed is verlopen en wat er dient te worden verbeterd en hiermee kun je jouw voordeel doen. Des te sneller een interne rapportage kan worden aangeleverd, des te beter.

Tijdige interne rapportages

3. Compact en overzichtelijk

Niemand zit te wachten op lange rapporten. Daarom is het noodzakelijk dat een rapportage compact en overzichtelijk is. Financials hebben nog wel eens de neiging zaken onnodig complex te maken. Hierbij wordt er vergeten, dat voor diegenen voor wie de interne rapportages bedoeld zijn, geen financiële achtergrond hebben.

Wanneer het teveel tijd kost, of het is complex om iets te lezen of te analyseren, dan is de kans groot dat dit aan de kant wordt gelegd.

4. Toegevoegde waarde creëren

Persoonlijk ben ik allergisch voor analyses, die puur beschrijvend zijn met betrekking tot hetgeen je zelf kunt zien. Commentaren zoals “de omzet is gedaald” zijn zinloos. Dat kan een ieder ook wel zien. 

De toegevoegde waarde creëer je door te analyseren waarom de omzet gedaald is. Dit levert dan ook weer de basis op voor de plannen om deze omzetdaling om te draaien.

Hetzelfde geldt voor de kosten. Wanneer er sprake is van overschrijding van een budget, of er is minder uitgegeven, dan dien je hier de oorzaken van te achterhalen.

Door dit toe te passen lever je extra waardevolle informatie aan de lezers. Zij zullen dan ook eerder geneigd zijn om tijd uit te trekken, om de interne rapportages daadwerkelijk te gebruiken.

Gebruik  van dashboards en KPI`s

Dashboards en KPI`s zijn belangrijke tools om prestaties te meten. Dit kunnen prestaties zijn op allerlei verschillende vlakken en vakgebieden. Dit gaat veel verder dan bijvoorbeeld het alleen meten van de omzet of verkopen  per klant.

Ook voor afdelingen zoals personeelszaken zijn er tal van KPI`s te bedenken die de prestaties inzichtelijk maken.

Wel ben ik van mening dat een dashboard een startpunt is. Het is een signaleringsfunctie, waarbij de verschillen wederom dienen te worden geanalyseerd en verklaard.

Rapportages periodiek evalueren

Eigenlijk zou je ook minimaal één keer per jaar kritisch dienen te kijken naar de interne rapportages die er periodiek worden opgesteld. Hierbij kijk je dan of deze nog steeds relevant zijn, of wellicht kunnen worden verbeterd. Ondernemen is dynamisch en interne rapportages dienen hierop te worden aangepast.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.