Een boekhouder kost veel geld. Tegenwoordig kan je echter met een online boekhoudprogramma veel zelf doen. Hierdoor wordt het boekhouden een stuk goedkoper. Daarom ben ik van mening dat online boekhouden een geschenk is voor elke ondernemer
Starten met een online boekhouding
Het opzetten van de boekhouding is over het algemeen het lastigst. Zeker indien je een boekhouding gaat overzetten van het ene programma naar het andere. Dan dien je bijvoorbeeld open debiteurenposten over te nemen, de activa met de actuele boekwaarde in te voeren en ga zomaar door.
Het opzetten van grootboekrekeningen
Hier zou ik persoonlijk echt even de tijd voor nemen. De grootboek structuur bepaalt welke informatie je uit het boekhoudprogramma kan halen. En dat is mijn inziens toch het allerbelangrijkste van een boekhoudprogramma. Duidelijke en inzichtelijke informatie over alle geldzaken van jouw onderneming, hetgeen je ondersteunt bij het ondernemen en het nemen van beslissingen..
Sommige ondernemers hebben het idee dat ze boekhouding bijhouden voor de belastingdienst. Daar ben ik het dus echt niet mee eens. Online boekhouden doe je in eerste instantie voor jezelf. Voor jouw onderneming.
De kosten van een online boekhoudpakket
Software is over het algemeen vrij prijzig. De prijzen van een licentie voor een boekhoudpakket vallen mijn inziens daarentegen erg mee. Voor tussen de 10€ en 20€ per maand heb je al de beschikking over een prima boekhoudpakket.
En dit soort bedragen kan je niet bestempelen als veel geld. Integendeel als je ziet wat het je oplevert, is dit een zeer goede investering. Een goed programma gaat je veel tijd besparen. En bovendien kan je veel zaken waar je in het verleden een boekhouder voor nodig had nu gewoon zelf gaan doen. En daarmee bespaar je dus gewoonweg veel geld.
De vraag hoeveel kost online boekhouden zou je dus eigenlijk kunnen beantwoorden met: Het gaat je geld opleveren en besparen. De kosten van een licentie wegen hier niet tegenop.
Hoe kan je dan tijd besparen?
Veel standaard transacties zijn geautomatiseerd binnen een online boekhoudprogramma. Zo kan je vaak een verbinding creëren tussen het boekhoudprogramma en het programma dat je gebruikt voor het online bankieren.
Het verwerken van banktransacties
Op die manier kan je automatisch de bankmutaties inlezen in de boekhouding. Vervolgens gaat de boekhoudsoftware op zoek naar bijhorende facturen. Vaak vindt deze herkenning plaats aan de hand van een factuurnummer en bedrag. Wordt er een match gevonden, dan wordt de bankbetaling automatisch verwerkt zonder dat je hiervoor iets hoeft te doen.
Het is dan wel zaak dat je de verkoopfacturen en inkoopfacturen op regelmatige basis bijgewerkt. Anders voer je bankmutaties in waarvoor er nog geen factuur is geboekt. In dat geval dien je achteraf de factuur alsnog handmatig te matchen met de betaling. Op die manier maak je niet optimaal gebruik van de automatisering mogelijke.
Indien je geen volautomatische koppeling kan opzetten, dan kan je altijd een bestand inlezen in het MT940 formaat. Gebruik je een bank zoals de N26 bank, waarbij het niet mogelijk is om gegevens te exporteren in het MT940 formaat, dan bestaan er altijd nog tools waarbij je eenvoudig een bestand kan converteren.
Het verzorgen van de btw-aangifte
Ook op het gebied van de btw-aangifte is er een grote mate van automatisering. Hier gaat het echter ook op dat je op regelmatige basis de boekhouding dient bij te werken om hier optimaal van te profiteren.
Heb je netjes al je facturen op tijd verwerkt, dan kan je met een druk op de knop de btw-aangifte verzorgen. Bij een programma zoals E boekhouden.nl kan jezelfs vanuit het programma, zonder dat je apart hoeft in te loggen bij de belastingdienst, de btw-aangifte versturen.
Bij andere programma`s dien je wel apart in te loggen bij de belastingdienst in de cijfers over te nemen aan de hand van een rapportage die je door het boekhoudprogramma wordt aangeleverd. Dit kost je ook slechts 10 minuten.
Ook een goedkoop boekhoudprogramma bespaart tijd
En zelfs met een boekhoudprogramma uit de goedkoopste categorie krijg je al de beschikking over dit soort functionaliteiten.
In mijn opinie is het dan ook niet de juiste keuze om te gaan boekhouden in Excel. Dit kost je gewoonweg teveel tijd met een te grote kans op fouten.