Ik heb voor verschillende startups gewerkt. Wat ik wel kan zeggen is dat ik hier een terugkerend patroon zie. De volledige attentie gaat naar het ontwikkelen en verkopen van een product of dienst. De administratieve organisatie die hier bijhoort, krijgt daarbij niet altijd de aandacht die dit zou moeten krijgen.
Pas op het moment dat de gestarte onderneming begint te groeien, ontstaat het besef dat ook zaken als de boekhouding goed dienen te worden opgezet. In mijn opinie zou je dit vanaf het begin net zoveel aandacht dienen te geven, als het in de markt zetten van een product.
Bedrijfsprocessen automatiseren
Het goed inrichten van de boekhouding is van groot belang. Naast het boekhouden zijn er nog andere zaken en dan met name de bedrijfsprocessen die aandacht verdienen. Indien je werkt met werkbonnen, dan is dit een uitermate belangrijk proces om goed op te zetten.Op dit vlak kan je de nodige efficiency bereiken. Dit bespaart je niet alleen tijd en geld, het helpt je ook bij het verstrekken van de juiste service naar jouw klanten toe.
Het proces op het gebied van werkbonnen kan je ook geheel automatiseren. Je kan dit zelfs dusdanig opzetten, dat na het aanmaken van een werkbon je geen handmatige handelingen meer hoeft te verrichten om de factuur bij de klant te krijgen.
Deze factuur wordt dan ook automatisch in de boekhouding verwerkt en daarnaast wordt de voorraad aangepast voor de verbruikte materialen. Persoonlijk snap ik eigenlijk niet waarom er nog ondernemers zijn die met papieren werkbonnen werken. Als ik de monteur op bezoek krijg voor het periodieke onderhoud van de CV ketel, dan verbaas ik mij hier steeds weer over.
Gevolgen voor de kasstroom
Niet alleen is dat inefficient op het gebied van aansturen van de monteurs, het heeft ook invloed op de kasstroom. Nadat de het onderhoud aan de CV ketel is uitgevoerd, dan duurt het een week voordat ik de factuur ontvang. Als je gebruik maakt van Simple-Simon.net/nl/ kan dit allemaal veel effectiever.
In dat geval zal de werkbon na het afronden van de klus direct worden verwerkt.
Indien je de factuur per email verstuurd kan deze dan nog dezelfde dag bij de klant binnen zijn. Je kunt de facturen dus maar liefst een week eerder incasseren.
Een digitale werkbon maken is eigenlijk iets wat iedere ondernemer zou moeten doen, die nu nog met papieren werkbonnen werkt.
Geld en tijd besparen
Als je namelijk de boekhouding en bijbehorende processen niet goed inricht, dan gaat dit je onnodig veel tijd kosten. In het geval je de boekhouding uitbesteed, gaat dit je dan ook onnodig veel geld kosten.
Dit is tijd en geld dat je eigenlijk zou moeten investeren in het ondernemen zelf. Mijn punt hier is, dat indien je vanaf het begin goed nadenkt over hoe je jouw processen dient in te richten, dat dit zich dubbel en dwars terugbetaald. Het is geen verloren tijd, maar tijd die je later veel gaat opleveren.
Goede informatie is onmisbaar
Op het gebied van boekhouden dien je erover na te denken welke grootboekrekening je gaat aanmaken. Hierdoor zal je later beschikken over de juiste informatie die je nodig hebt bij het ondernemen.
Maar ook dien je bijvoorbeeld de verbinding op te zetten met jouw bankrekening, sjablonen aan te maken om facturen automatisch te kunnen verwerken en er voor te zorgen dat je de BTW-aangifte automatisch kunt versturen.
Voorkom fraude en verspilling
Een goed functionerende administratieve organisatie is ook van belang voor de interne controle. Je kunt hierdoor risico`s beperken. Er bestaan altijd een risico dat er fraude plaatsvindt. Door processen zoveel mogelijk te digitaliseren, verminder je de kans hierop. Daarbij dien je niet te vergeten dat fraude niet alleen voorkomt in de vorm van diefstal.
Ook een medewerker die onderweg bij vrienden op bezoek gaat in plaats van een geplande klus uit te voeren, is een vorm van fraude. Interne beheersing houdt in dat de bedrijfsmiddelen optimaal worden benut. Er wordt dan ook vaak gesproken over administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB).